Yönetim bilgi sistemi (MIS) bir bilgisayar Bir kuruluşun operasyonlarının temelini oluşturan donanım ve yazılım sistemi. Bir MIS, yönetimin karar vermesini desteklemek için çeşitli çevrimiçi sistemlerden veri toplar, bilgileri analiz eder ve verileri raporlar.

Bir organizasyonda bilgi koordinasyonu, kontrolü, analizi ve görselleştirilmesi için kullanılır. Organizasyonel bir ortamda yönetim bilgi sistemlerinin incelenmesinde insanlar, prosedürler ve teknolojinin tümü yer almaktadır. İşletmelere ve kuruluşlara iletişim ve bilgi akışını kolaylaştıran, sorun çözmeye yardımcı olan ve kuruluşa rekabet avantajı sağlayan teknoloji sağlar.

MIS'in Rolü

Yönetim bilgi sistemi (MIS), bir firma içindeki tüm yönetim seviyeleri için operasyonlar hakkında düzenli raporlar oluşturmak üzere kurulmuş ve tasarlanmış, bilgisayarlı bir mali veri veritabanıdır. Ek olarak, belirli raporlar genellikle sistemden kolayca alınabilir. MIS'in temel amacı, yöneticilere performansları hakkında geri bildirim sağlamak, böylece üst yönetimin işin tamamını izleyebilmesini sağlamaktır. MIS, hedeflere doğru ilerlemeyi ölçmek için sıklıkla 'gerçek' verileri 'planlanan' sonuçlarla ve önceki yılın sonuçlarıyla karşılaştırır.

Kurumsal departmanlardan ve fonksiyonlardan gelen veriler MIS'e gönderilir. Bazı bilgiler bilgisayara bağlı çıkış gişeleri aracılığıyla otomatik olarak toplanırken, bazı bilgiler belirli aralıklarla manuel olarak girilmektedir. Diğer raporlar yerleşik sorgulama dilleri kullanılarak alınırken, rutin raporlar önceden programlanıp periyodik olarak veya talep üzerine gerçekleştirilir. Yöneticiler, MIS'e ağlar aracılığıyla bağlanan masa başındaki bilgisayarlardaki ilerlemeyi kontrol etmek için sisteme entegre görüntüleme işlevlerini kullanır. Şirketin hisselerinin performansı da çeşitli gelişmiş sistemler tarafından izlenmekte ve gösterilmektedir.

MIS'in Evrimi

Yönetim bilgi sistemlerinin geçmişini, gelişimini anlamlandırmak için dört veya beş döneme ayırmakta fayda var.

1960'ların ortalarından 1970'lerin ortalarına:

Bilgisayarlı MIS'in ilk yıllarında bilgi sistemleri merkezileştirildi ve yalnızca yönetim ve yönetişim gereksinimlerine odaklandı. Muhasebe departmanları çoğu bilgi sisteminden ve raporlarından sorumluydu.

1970'lerin ortalarından 1980'lerin ortalarına:

MIS hâlâ öncelikli olarak yönetim ve gözetime odaklanmış olsa da ek departmanlar teknolojiden yararlanmaya başlıyordu. Ek Bilgi Sistemleri yönlendirme gruplarının ve kullanıcı liderliğindeki girişimlerin biçimi ve kapsamı sıklıkla projeler oluşturur.

1980'lerin ortasından 1990'ların sonuna kadar:

Bu dönem, merkezi bilgi sistemlerinin büyümesine ve bilginin merkezi olmayan bir yapıya kavuşmasına tanık oldu. Her bölümün kendi bilgisayar ağı vardır. Bilgi yönetimine sıklıkla 'kedi gütmek' deniyordu. Bu süre zarfında birçok işletmede çeşitli bilgi sistemlerinin edinilmesi ve işletilmesini yönetecek yeni bir iş gelişti.

1990'ların sonundan günümüze:

Bilgi sistemleri modern dönemde hâlâ yönetişim ve yönetimle yakından ilişkilidir, ancak bunlar geniş ölçüde dağılmıştır ve çeşitli platformlarda hemen hemen her çalışan tarafından erişilebilir durumdadır. Müşteri firmanın tedarikçi bilgilerine kolayca ulaşabilmesi ve tüketicilerin de bu bilgilere erişebilmesi için birçok bilgi sistemi çeşitli şirketler arasında entegre edilmiştir.

Bugün ileri:

İnternet bant genişliğindeki hızlı büyüme, bulut bilişime önemli ölçüde güvenilmesine neden oldu. Bazıları bunun işçinin yükselişinde yeni bir dönemin habercisi olduğunu ve bu çağın yönetim bilgi sistemleri çağı olduğunu iddia ediyor. Günümüzde hemen hemen her çalışan, çeşitli platformlarda kolayca erişilebilen araçlar sayesinde bilinçli kararlar verebilmektedir. MIS bilgilerini oluşturanlar ile kullananlar arasındaki ayrım giderek belirsizleşiyor.

MIS'in temelleri

Yönetim, Bilgi ve Sistem MIS'in üç sütununu oluşturur. Bunlar aşağıda daha ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.

ilk dizüstü bilgisayar

Yönetmek:Resmi olarak kurulmuş grupların üyeleri aracılığıyla ve onlarla işbirliği içinde hedeflere ulaşma sanatı. Aşağıdakiler yönetimsel sorumluluklardır:
• Planlama
• Düzenleme
• Personel alımı
• Yönetmenlik
• Kontrol
Bilgi:Bağlamı ve anlamı olan veriler; burada veriler bir varlık hakkında işlenmemiş bilgilerdir (varlık ilgilenilen nesnedir)Sistem:Tek bir hedefi gerçekleştirmek için işbirliği yapan, farklı sınırlara sahip, birbirine bağlı öğeler grubu.

MIS'in bileşenleri

Bir yönetim bilgi sistemi beş bileşenden oluşur: insanlar, iş süreçleri, veriler, donanım ve yazılım. Kurumsal hedeflere ulaşmak için bu bileşenlerin her birinin işbirliği yapması gerekir.

İnsanlar:Bunlar, günlük ticari işlemleri takip etmek için onu kullanan sistem kullanıcılarıdır. Kullanıcılar genellikle insan kaynakları yöneticileri ve muhasebeciler gibi eğitimli profesyonellere sahiptir.İş prosedürleri:Bunlar, kullanıcılara ve diğer tüm bileşenlere etkili bir şekilde nasıl çalışacakları konusunda talimat veren, genel kabul görmüş en iyi uygulamalardır. Kullanıcılar, danışmanlar ve diğer kişiler iş prosedürlerini oluşturur.Veri:Belgelenen günlük ticari işlemler. Bankalar için para yatırma ve çekme gibi işlemler yoluyla veriler toplanır.Donanım:Bilgisayarlar, yazıcılar , ağ ekipmanı ve diğer öğeler donanımı oluşturur. Donanım, verileri işleme yeteneği sağlar. Ayrıca ağ oluşturma ve yazdırma özellikleri de sağlanmaktadır.Yazılım:Bunlar, çalışması için donanım kullanan uygulamalardır. Sistem yazılımı ve uygulama yazılımı, yazılımın iki ana bölümüdür. İşletim sistemine sistem yazılımı denir. Uygulama yazılımı, iş operasyonlarını yürütmek için kullanılan özel yazılımı tanımlar.

MIS'in Amacı

Bir MIS'in ana hedefleri, yöneticilere işletmenin stratejisini ilerletecek kararlarda yardımcı olmak ve organizasyonu daha etkin bir şekilde yönetmek ve rekabet avantajı elde etmek için firmanın organizasyon yapısını ve dinamiklerini uygulamaktır.

Bazı MIS hedefleri aşağıdaki gibidir:

Veri Yakalama:Veriler MIS tarafından çeşitli kurumsal iç ve dış kaynaklardan toplanır. Veriler manuel olarak veya bilgisayar terminalleri aracılığıyla yakalanabilir.Verilerin İşlenmesi:Kaydedilen veriler gerekli bilgileri oluşturmak için işlenir. Veri işleme, hesaplama, sıralama, kategorize etme ve özetleme gibi görevleri içerir.Bilgilerin Saklanması:İşlenmiş veya işlenmemiş veriler daha sonra kullanılmak üzere MIS'te saklanır. Hemen ihtiyaç duyulmayan her türlü bilgi, kuruluşun daha sonra kullanabileceği bir kayıt olarak saklanır.Bilginin Alınması:Yönetim bilgi sistemi ihtiyaç duyuldukça ve ihtiyaç duyulduğunda çeşitli kullanıcılar için veri tabanlarından veri alır.Bilginin Yayılması:Kuruluşun kullanıcıları, yönetim bilgi sisteminin bitmiş bir ürünü olan bilgiyi alırlar. Düzenli olarak veya bir bilgisayar terminali aracılığıyla çevrimiçi olarak gerçekleşir.

MIS'in özellikleri

Sistem yaklaşımı:MIS, bir sistemin işleyişini, oluşturulduğu amaç bağlamında incelemek için adım adım bir prosedürü ifade eden sistem yaklaşımını benimser. Organizasyonel alt sistemlerin nasıl işlediğine dair kapsamlı bir bakış açısına sahip olmayı gerektirir.Yönetim odaklı:MIS'in yönetim odaklı doğası, yukarıdan aşağıya bir MIS tasarım metodolojisinin kullanılması gerektiğini göstermektedir. Yukarıdan aşağıya yaklaşıma göre, yönetim ihtiyaçları ve iş hedefleri sistem geliştirmenin başlangıcında kararlaştırılır. MIS, yönetim kararlarının bütünlüğüne ulaşmak için sistem geliştirmeyle dinamik olarak çalışan yönetimi önerir.Gereksinimlere göre:MIS, yöneticilerin ihtiyaç duyduğu verilere dayanarak tasarlanmalı ve geliştirilmelidir. Stratejik planlama, yönetim kontrolü ve operasyonel kontrol, gerekli tasarım ve geliştirme bilgilerinin bulunduğu üç ayrı seviyedir. Buna göre MIS, bir organizasyonun hiyerarşisinin çeşitli seviyelerindeki yöneticilerin benzersiz gereksinimlerini ele almalıdır.Geleceğe odaklı:MIS, yalnızca geçmiş verileri sağlamakla sınırlı kalmayacak şekilde gelecek göz önünde bulundurularak tasarlanmalı ve geliştirilmelidir.Birleşik:Tam bir MIS, akıllıca bir karar vermenizi sağlayacak ilgili verileri sunmak için tüm alt bileşenlerini birleştirir. MIS'in önemli bir unsuru, çeşitli işletim alanlarından gelen verileri birleştiren entegre bir sistemdir.Ortak veri akışları:Bu fikir, tekrarların azaltılması, ilgili görevlerin birleştirilmesi ve süreçlerin hızlandırılması da dahil olmak üzere sistem analizine ilişkin çeşitli temel perspektiflerin temelini oluşturur. Ortak veri akışının arttırılması mantıklı ve uygun maliyetli bir fikirdir.Uzun vadeli planlama:MIS bir organizasyonun başarısı için mantıksal planlamayı gerektirdiğinden her zaman uzun vadeli bir plan olarak geliştirilmelidir. Analist, MIS oluştururken işin taleplerini ve geleceğe yönelik analizleri göz önünde bulundurmalıdır.Alt sistem planlaması arasındaki ilgili ilişki:MIS'in geliştirilmesi, ilgili alt sistemlere bölünmelidir. Bu destekleyici sistemler dikkatli planlama ile faydalı olmalıdır.Merkezi veritabanı:Veriler merkezi veritabanında tablo halinde sunulmaktadır. Bu veritabanı envanterler, çalışanlar, müşteriler ve diğer bilgi kaynaklarıyla ilgili verileri içerir. Veritabanı kayıt ekleme, silme ve güncelleme işlemlerinden sorumludur.

Yönetim bilgi sistemi türleri (MIS)

Bilgi sistemleri veri toplamak, raporlar sunmak ve operasyonel ve orta düzey yöneticilerin karar vermelerine yardımcı olmak için çeşitli biçimlerde gelir. Duruma göre çeşitli yönetim bilgi sistemleri kullanılmaktadır. Bu nedenle uygun MIS tipinin seçilmesi çok önemlidir. Sık kullanılan MIS türlerinden bazıları aşağıda açıklanmıştır:

1. Yönetim Raporlama Sistemi

Çeşitli yönetim seviyelerindeki tüm finans ve ticari faaliyetleri takip eden bir veritabanıdır. Orta düzey yöneticiler, finansal büyümeyi değerlendirmek amacıyla geçmiş ve mevcut finansal performansı karşılaştırarak sık sık raporlar üretmek için genellikle bir yönetim raporlama sisteminden yararlanır. Orta düzey yöneticiler de bunu performanslarını analiz etmek için kullanabilirler. Üst düzey yöneticiler, raporlama sistemi tarafından sağlanan verileri kullanarak şirketin mevcut mali durumunu ve operasyonel etkinliğini şirketin belirlenmiş hedefleriyle karşılaştırır.

2. Proses Kontrol Sistemleri

Bu sistem, araba montajı, petrol rafinerisi veya metal imalatı gibi fiziksel veya endüstriyel ticari faaliyetlere odaklanır. Proses kontrol sistemi sürekli olarak veri toplar ve sistemin performansı hakkında bir rapor üretir. Rapor, yönetimin sürecin ne kadar iyi çalıştığını değerlendirmesine yardımcı olur ve belirli bir olayın ne zaman gerçekleştiğine ilişkin bilgi sağlar. Ayrıca üretim sisteminin döngüsel bir üretim sürecinden ne sıklıkla saptığını da ortaya koyuyor. Bu tür veriler, üretim sisteminin etkinliğini değerlendirmek ve işçi ve ekipman güvenliği üzerindeki kontrolü sürdürmek için faydalıdır.

3. Satış ve pazarlama sistemi

Yöneticiler bir şirketin satış ve reklam etkinliğini satış ve pazarlama sistemleri aracılığıyla izleyebilir. Pazarlama sistemleri, müşteri incelemeleri ve yorumları aracılığıyla, yöneticilerin ürünlerinin kalitesini yükseltmelerine yardımcı olacak raporlar oluşturabilir. Satış sistemlerini kullanan pazarlama yöneticileri, beklenen satışlar hakkında daha fazla bilgi edinmek ve bunların mevcut kazançlarla karşılaştırmasını değerlendirmek için raporları kullanabilir. Bunu kalıpları tanımak ve gelecekteki gelişime yönelik çözümler geliştirmek için kullanabilirler. Bu sistemler, ürünler ile belirli perakendecilerin kullandığı mevcut promosyonlar ve reklam kampanyaları arasındaki fiyat farklılıklarını takip edebilir. Yöneticiler bu bilgileri bir ürünün satışlarını takip etmek ve ek promosyonları veya indirimleri hedeflemek için kullanabilir.

4. Envanter kontrol sistemi

Hırsızlık, bozulma ve eldeki envanter gibi envanterle ilgili her olayı takip ederek yönetimin hangi ürünlerin daha hızlı tükendiğini ve belirli perakende satış noktalarında veya iş deposunda yeniden stoklanması gerektiğini görmesine olanak tanır. Stokların depoya, depodan mağazalara hareketi, satışlar ve iadeler stok kontrol sistemi tarafından takip edilmektedir.

5. Muhasebe ve Finans sistemleri

Bir kuruluşun varlıklarını ve yatırımlarını takip eder. Federal, eyalet ve yerel vergiler, maaş bordrosu ve emeklilik fonları için yasaların gerektirdiği mali raporlarla ilgili tüm bilgileri derler. Kurumun yıllık rapor yayınlaması durumunda muhasebe ve finans sistemi bu denetimler için gerekli raporları sunar. Ayrıca satış geliri, iadeler ve banka mevduatları gibi günlük işlemlerin kaydedilmesini de kolaylaştırır. Bu yöntem, kar, zarar ve bilançolar gibi aylık tabloların temelini oluşturur. Ayrıca bu açıklamalar, yöneticilere şirketin mevcut mali başarısını geçmiş sonuçlarıyla karşılaştırmada ve gelecekteki genişleme için hedefler belirlemede yardımcı olur.

6. İnsan kaynakları

Bu bilgi yönetim sisteminin kullanılmasıyla yönetim, bilginin şirket genelinde nasıl dağıtılacağını düzenleyebilir. Ofis otomasyon bilgi sistemi, yöneticilerin diğer departman yöneticileriyle, kendi personeliyle ve hatta diğer çalışanlarla iletişim kurmak için kullandıkları elektronik araçları içerir. Maaş bordrosu, sosyal haklar ve emeklilik, muhasebe ve finansal sistemlerin bu sistem tarafından takip edilen finansal bileşenleridir. İnsan kaynakları sistemi ayrıca daha birçok şeyi takip ediyor. Yasal uyumluluk için gerekli eğitim oturumları ve İK düzenlemelerine ilişkin bildirimlerin sağlanması, personel, İK ve yönetim arasındaki iletişimi kolaylaştırır.

7. Karar destek sistemi

Karar destek sistemleri, yöneticilerin iş seçimleri yapmalarına yardımcı olmak için hem iç hem de dış kaynaklardan bilgi toplar. Mali veriler, envanter verileri veya üç aylık dönem için geçerli satış marjları gibi diğer departmanlardan gelen veriler, iç kaynaklardan alınan verilere örnektir. Dış veri kaynakları sektördeki gelişmeleri, faiz oranlarını ve rakip işletmeler veya tedarikçilerle olan maliyetleri içerir. Bir yönetici büyüme, yıllık çalışma kotaları veya yeni politika oluşturma konusunda karar verirken bir karar destek sistemi kullanabilir.

8. Yönetici bilgi sistemi

Yönetici bilgi sistemi, üst yönetimin yöneticileri denetlemesine yardımcı olmak için yapılmıştır. Tablo ve grafiklerde bilgi sağlayan bu sistem, yöneticilerin verileri analiz etmesini ve bilinçli kararlar almasını kolaylaştırır.

9. Pazarlama bilgi sistemleri

Pazarlama Bilgi Sistemi, pazar bilgilerinin iç ve dış kaynaklardan düzenli ve sürekli olarak sistematik olarak toplanması, analiz edilmesi, yorumlanması, depolanması ve pazarlamacılara sunulması anlamına gelir. Pazarlamacılara fiyatlandırma, paketleme, yeni ürün geliştirme, dağıtım, medya ve tanıtım gibi pazarlama operasyonlarının en iyi nasıl yürütüleceğine karar vermeleri için önemli ayrıntılar verir.

10. İşlem sistemi

İşlem süreci sistemleri, bir kuruluşun günlük işlem etkinliği sırasında verileri yakalar. Ayrıca mal kuyrukları veya çeşitli mallar için rezervasyonlar gibi diğer düzenli operasyonları da takip edebilirler. Mevduat içeren bordro ve diğer kurumsal işlemler, işlem sistemleriyle otomatikleştirilebilir.

11. Okul Bilgi yönetim sistemi

Bir okul bilgi sistemi (SIMS), bir okulun verimli bir şekilde çalışmasını sağlar. Pek çok okul, hem okulun perde arkası operasyonlarını yürütmek hem de gençlerin beyinlerini şekillendirmek için bu teknolojiyi kullanıyor. Okul bilgi sistemi, öğrenci devam kayıtlarının tutulması ve yönetilmesi iş yükünü azaltmıştır.

12. Kurumsal kaynak planlaması

Bir firma tedarik zinciri, üretim, hizmetler, finans ve diğer süreçler gibi günlük faaliyetleri planlamak ve yönetmek için yazılım veya sistem kullanır. Muhasebe ve satın alma, proje yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi, risk yönetimi, uyumluluk ve tedarik zinciri operasyonları, kurumsal kaynak planlama yazılımının bir şirketi veya kuruluşu otomatikleştirmek ve kolaylaştırmak için gerçekleştirebileceği görevlerden yalnızca birkaçıdır.

MIS'in Avantajları

Planlamayı kolaylaştırır:Organizasyonların boyutu ve karmaşıklığının artmasıyla birlikte, MIS'in etkili karar alma için sağladığı yararlı bilgiler sayesinde yöneticiler artık operasyon yerinden ziyade uzaktan çalışıyor.Aşırı Bilgi Yükünü En Aza İndirir:MIS, karar alma için verilerin daha yönetilebilir ve ilgili bileşenlere ayrılmasına yardımcı olur. Sonuç olarak, muazzam miktardaki organize veri daha az kafa karıştırıcıdır.MIS Merkezi Olmamayı Teşvik Ediyor:Gücün merkezileştirilmesi MIS aracılığıyla mümkün olmaktadır. Bu, kurumsal politika ve uygulamaların güncellenmesine yardımcı olur. Daha düşük performans ölçüm seviyelerinde azınlık sistemleri mevcut olduğundan bu makuldür.Koordinasyon Getirir:Tüm organizasyonel karar verme düğümleri MIS aracılığıyla birbirine bağlanır. Bu, bir kuruluşun verimli çalışmasını garanti eder. Her alanın diğerlerinin ihtiyaçlarını ve zorluklarını anlayabilmesi için özel faaliyetlerin özümsenmesine yardımcı olur.Kontrolü Kolaylaştırır:MIS, yönetimsel planlama ve kontrolü birbirine bağlayan çok önemli bir araçtır. MIS, maliyetleri düşürürken veri işleme ve depolama kapasitesini genişletmek için bilgisayarları kullanır. Yönetimin performansı değerlendirme ve yükseltme kapasitesini geliştirir.

MIS'in dezavantajları

Kurulumu ve yapılandırılması oldukça pahalıdır:MIS'in ana dezavantajı, bir işletme için dağıtımının son derece pahalı olmasıdır. Bu bilgi sisteminin çalışabilmesi için çok sayıda donanım ve yazılım bileşenine ihtiyaç vardır.Kendini Güncelleme Esnekliğinin Eksikliği:MIS diğer birçok uygulama gibi kendini otomatik olarak güncelleyemez. Sistem, ham verileri toplayarak ve daha önce depolanan verileri işlemek ve güncellemek için buna yerleştirerek manuel olarak güncellenmelidir.Dolandırıcılık riski:Her işlem aşamasında uygun kontrol ve kontrollerin yapılması gerekmektedir. Herhangi bir ihlal, davetsiz bir kişinin yasa dışı işlemler yayınlaması gibi potansiyel olarak tehlikeli durumlara yol açabilir.Yalnızca Niteliksel Faktörleri Dikkate Alır:MIS, yalnızca niteliksel faktörleri göz önünde bulundurarak çalışanların morali, tutumu ve motivasyonu dahil olmak üzere niteliksel olmayan yönleri göz ardı eder.Teknolojiye aşırı bağımlılık:Bilgisayarlı bilgi sistemlerinde teknoloji büyük ölçüde bağımlıdır. Herhangi bir cihaz veya yazılım arızası durumunda, gerekli yazılım veya donanım değiştirilinceye kadar bilgiye erişilemez.